Офисные информационные системы



Атрибуты документов



Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить
общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти
общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.
Общие атрибуты документов
Основным атрибутами канцелярского документа являются:

  1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на
    документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть
    различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного
    номера определяется в каждой организации самостоятельно.
  2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих
    документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или
    подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
  3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому
    поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для
    исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда
    встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен
    кадрового состава предприятия).
  4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому
    или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной
    деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который
    утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная
    номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел
    является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

Атрибуты, зависящие от типов документа
Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.